ยาหมดอายุค้างสต็อก ร้านยาแก้ได้อย่างไร: คุมล็อตแบบ FEFO และทำบัญชี ขย. ให้เป็นระบบ
วิธีลดยาหมดอายุในร้านยาด้วยการคุมสต็อกตามล็อตแบบ FEFO ตั้งรอบตรวจวันหมดอายุ และทำบัญชี ขย. จากข้อมูลการขายแทนการจดมือ พร้อมเช็กลิสต์ที่นำไปใช้ได้ทันที
อ่าน 5 นาที
ยาหมดอายุที่ต้องทิ้งคือ เงินสดที่หายไปจากร้านโดยไม่มีใครเห็น หลายร้านรู้ตัวก็ตอนจัดชั้นแล้วเจอยาหมดอายุไปแล้วหลายเดือน บทความนี้สรุปวิธีที่ร้านยาทำได้ทันที ตั้งแต่การรับสินค้า การจัดเรียง ไปจนถึงการทำบัญชี ขย. จากข้อมูลชุดเดียวกัน
ทำไมยาหมดอายุถึงค้างในร้าน
สาเหตุที่พบบ่อยมีไม่กี่ข้อ และส่วนใหญ่แก้ได้ด้วยระบบ ไม่ใช่ด้วยการทำงานหนักขึ้น
- ไม่ได้บันทึกล็อตตอนรับเข้า สต็อกเห็นแค่ยอดรวม จึงไม่รู้ว่ายาล็อตไหนใกล้หมดอายุ
- จัดชั้นแบบ “ของใหม่วางหน้า” เพราะสะดวก ทำให้ล็อตเก่าถูกดันไปด้านหลัง
- สั่งซื้อตามความรู้สึก ไม่ได้ดูอัตราการขายจริง ยาที่ขายช้าจึงถูกสั่งเพิ่ม
- ไม่มีรอบตรวจที่ชัดเจน การตรวจวันหมดอายุเกิดขึ้นเฉพาะตอนว่าง
FEFO: หมดอายุก่อน ขายก่อน
หลายคนคุ้นกับ FIFO (เข้าก่อน ออกก่อน) แต่สำหรับยา หลักที่ถูกต้องกว่าคือ FEFO — First Expired, First Out เพราะยาที่รับเข้าทีหลังอาจมาจากล็อตที่หมดอายุเร็วกว่า
ขั้นตอนทำ FEFO ให้ได้ผลจริง
- บันทึกเลขล็อตและวันหมดอายุทุกครั้งที่รับสินค้า ไม่ใช่แค่จำนวน
- จัดชั้นให้ล็อตที่หมดอายุก่อนอยู่ด้านหน้า และติดสัญลักษณ์สีสำหรับยาที่เหลือไม่ถึง 6 เดือน
- ให้ระบบเลือกล็อตตอนขาย พนักงานไม่ต้องจำเอง
- ทบทวนรายการใกล้หมดอายุทุกเดือน แล้วตัดสินใจว่าจะทำโปรโมชัน ย้ายไปสาขาที่ขายดีกว่า หรือคืนผู้จำหน่าย
ตั้งรอบตรวจวันหมดอายุ
ตารางด้านล่างเป็นตัวอย่างรอบตรวจที่ร้านยาขนาดเล็กถึงกลางใช้ได้ ปรับตามจำนวนรายการและพนักงานของร้าน
| ช่วงเวลาที่เหลือก่อนหมดอายุ | สิ่งที่ควรทำ |
|---|---|
| มากกว่า 6 เดือน | ขายตามปกติ ตรวจรอบเดือน |
| 3–6 เดือน | ย้ายมาด้านหน้า วางแผนขาย หรือโอนไปสาขาที่ขายได้ |
| น้อยกว่า 3 เดือน | ติดต่อผู้จำหน่ายเรื่องการคืนหรือเปลี่ยน ตามเงื่อนไขที่ตกลงไว้ |
| หมดอายุแล้ว | แยกออกจากชั้นขายทันที และจัดการทำลายตามแนวทางที่หน่วยงานกำหนด |
บัญชี ขย. ทำจากข้อมูลการขายชุดเดียวกัน
ร้านขายยาแผนปัจจุบันมีหน้าที่จัดทำบัญชีและรายงานตามแบบ ขย. ที่เกี่ยวข้อง เช่น บัญชีการซื้อยา บัญชีการขายยาอันตราย และบัญชีการขายยาควบคุมพิเศษ ปัญหาคือหลายร้านยังจดด้วยมือแยกจากการขายจริง ทำให้ข้อมูลไม่ตรงกันและเสียเวลาเมื่อถึงรอบตรวจ
เมื่อการขายทุกครั้งถูกบันทึกในระบบพร้อมข้อมูลที่จำเป็น บัญชีเหล่านี้ก็ ดึงออกมาจากข้อมูลจริงได้ทันที ไม่ต้องจดซ้ำ
ข้อมูลที่ควรเก็บตั้งแต่ตอนขาย
- ชื่อยา ความแรง และเลขล็อตที่จ่ายจริง
- จำนวนและวันที่จ่าย
- ข้อมูลผู้ซื้อหรือผู้รับยาตามที่แบบรายงานกำหนด
- เภสัชกรผู้จ่ายยา
เช็กลิสต์ 7 ข้อที่เริ่มได้ภายในสัปดาห์นี้
- บันทึกล็อตและวันหมดอายุทุกครั้งที่รับยา
- จัดชั้นตาม FEFO และติดสีเตือนยาที่เหลือไม่ถึง 6 เดือน
- กำหนดวันตรวจวันหมดอายุประจำเดือน
- ทำรายการยาขายช้า 20 อันดับแรก แล้วลดปริมาณการสั่งซื้อ
- ตกลงเงื่อนไขการคืนหรือเปลี่ยนยาใกล้หมดอายุกับผู้จำหน่าย
- เก็บข้อมูลการขายยาอันตรายและยาควบคุมพิเศษในรูปแบบที่ใช้ทำบัญชี ขย. ได้ทันที
- ทบทวนตัวเลขมูลค่ายาที่ต้องทิ้งทุกไตรมาส เพื่อดูว่าวิธีที่ใช้ได้ผลหรือไม่
สรุป
ยาหมดอายุไม่ได้เกิดจากโชคร้าย แต่เกิดจากการที่ข้อมูลล็อตและวันหมดอายุไม่อยู่ในมือคนที่ต้องตัดสินใจ เมื่อร้านบันทึกล็อตตั้งแต่รับเข้า ขายแบบ FEFO และใช้ข้อมูลการขายชุดเดียวกันทำบัญชี ขย. งานหลังร้านจะลดลง และเงินที่เคยหายไปกับยาหมดอายุจะกลับมาเป็นกำไร
ถ้าอยากเห็นการทำงานแบบนี้ในระบบจริง ดูรายละเอียดได้ที่หน้า PharmacyERP หรือ ขอเดโม
คำถามที่พบบ่อย
FEFO ต่างจาก FIFO อย่างไร
FIFO คือสินค้าที่รับเข้าก่อนออกก่อน ส่วน FEFO คือสินค้าที่หมดอายุก่อนออกก่อน ร้านยาควรใช้ FEFO เพราะยาที่รับเข้าทีหลังอาจมีวันหมดอายุเร็วกว่ายาที่รับเข้าก่อน
ควรตรวจวันหมดอายุของยาบ่อยแค่ไหน
ควรตรวจเป็นรอบอย่างน้อยเดือนละครั้ง และดึงรายการยาที่จะหมดอายุภายใน 3–6 เดือนออกมาวางแผนขายหรือคืนผู้จำหน่ายล่วงหน้า หากระบบแจ้งเตือนได้อัตโนมัติจะไม่ต้องไล่ตรวจทีละชั้น
บัญชี ขย. ทำจากระบบคอมพิวเตอร์ได้ไหม
การเก็บข้อมูลการขายในระบบช่วยให้จัดทำบัญชีได้ครบและตรวจสอบย้อนหลังได้ง่าย แต่รูปแบบ รอบการส่ง และวิธีการยื่น ควรตรวจสอบกับสำนักงานคณะกรรมการอาหารและยา (อย.) หรือสำนักงานสาธารณสุขจังหวัดในพื้นที่ของคุณเสมอ
ร้านยาเล็กจำเป็นต้องใช้ระบบหลังร้านไหม
ไม่จำเป็นต้องเริ่มจากระบบใหญ่ แต่ถ้าร้านมีรายการยาหลายร้อยรายการ การจดล็อตและวันหมดอายุด้วยมือมักผิดพลาดและเสียเวลา ระบบที่บันทึกล็อตตั้งแต่รับเข้าจะคืนทุนจากยาที่ไม่ต้องทิ้ง